Boss开始应用前的准备

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开始应用

第1步：应用

XToolsCRM向潜在客户和客户提供的培训方式很多，包括：

●Flash操作动画
●说明手册下载
●网络视频培训会议（ 推荐！)效果最好，我们会有专门的售前培训人员在线为贵司的用户讲解使用方法和操作步骤。经验表明，半小时到一小时的培训会可以解决大多数操作问题。

 

在线视频培训

培训地址：http://www.crm9.com/tech/

培训时间：工作日9:00 -18:00

培训方法：提前1个工作日电话预约

 

第2步：确定操作规范

 操作规范可以让公司各员工内对CRM的应用符合相同规则，这样大家的数据习惯保持一致，便于协作管理。请您统一确定贵司对CRM的应用规范。举例：

 

CRM统一应用规范（参考）

1.录入正在跟踪的客户，未签约的作为潜在客户，已经签约的作为普通客户，在客户视图内记录客户的联系人
2.用待办任务安排每天的客户跟踪计划，并设置手机短信提醒
3.把客户来电、来信、来访、在线等沟通内容记入行动历史记录。沟通内容的要点直接记入标题中，便于日后在客户视图中查看
4.使用订单记录客户合约，使用出库和发货
5.根据合约记录回款计划和回款记录，开票记录
6.每天跟踪情况，调整热点客户，增加或减少，每人设置的热点客户不超过10个
7.工作总结用于对客户的主观评价或需要其他部门协助的说明

 

   注意：这只是一个例子，可能根据实际情况不同有差异，比如使用合同而不是用订单，比如不需要出库就直接发货等。

具体情况可以和我们沟通，请来电咨询：400-816-9888

把操作规范发给每个员工，统一使用方法，确保数据获取的一致性。

 

第3步：配套制度

 通过一些辅助推行CRM的行政制度，可促使CRM启动更加顺利。

 颁布行政制度不是目的，让销售人员开始使用并感受到XToolsCRM的与众不同，进而开始喜欢这个工具库带来的便捷，才是终极目标。基于这个目标，我们在制定配套制度时首先要充分考虑到销售人员的感受，避免由于制度生硬而催生抵触情绪。

 启发：

1.基于良好的销售习惯
2.基于解决销售人员日常头疼的问题
3.基于XToolsCRM是销售人员工作助理
4.结合CRM应用，清晰标准但避免生硬
5.和考核数据结合，比如：销售业绩的计算以CRM中的数据为准
6.管理层查看数据汇总可通过CRM，比如综合报表，统计图等

 

参考：

下面提供一个配套制度的参考，配套制度和应用规范也经常放在一起。根据每个企业具体情况不同，请在参考应用时根据贵司情况作相应的调整。

 

CRM销售工具应用细则：

 

1.总则：近期公司引入先进的辅助销售工具软件：XToolsCRM，
旨在降低由于销售工作“杂、细、急、累”等特点给销售人员带来的工作压力；辅助条理各种销售数据，达成科学记录、智能分析、自动提醒的效果。

2.适用范围：公司内全部销售人员、销售经理、客户服务部、财务相关人员、市场部。

3.日常应用细则：

a)关于潜在客户：
•录入潜在客户基本信息和联系人信息，CRM可以发短信和邮件，手机号码和邮件地址须准确，不能使用全角数字和字母。
•从即日起，开始使用客户视图内的行动历史记录对客户的拜访、电话、邮件等跟踪内容。
•每次跟踪客户后，须安排下次跟踪回访的时间和要点，作为待办任务加入该客户的客户视图内。
•每天下班前，回顾当日销售活动，查阅第二天的待办任务和日程，并补充添加第二天的工作安排，以待办任务分别记入各客户视图内。
b)关于热点客户
•当客户可能在本月签单，且把握较大时才作为热点客户（注意：条件请根据贵司情况而修改）
•客户签约后，热点取消；客户签约出现问题搁置，热点也取消
•每个销售人员所设置的热点客户人数不多于   个（注意：一般5-10个为宜，热点过多即失去热点的意义）
c)关于正式客户：
•录入以往的正式客户基本信息和联系人信息，要求同潜在客户。如果是由潜在客户转为正式，需要修改该客户的种类字段内容为“普通客户”。签约或发生购买是潜在转为正式客户的标志。
d)关于合约
•使用订单记录签约情况，在编辑订单明细产品时，须注意折扣。
•使用订单中的发货功能记录发货情况，如果发货产品有涉及到库存，则需要库管确认相应出库单出库后再发货。
e)关于回款和应收款
•由销售人员根据合约制定回款计划，也就是应收款项，记入订单视图或者客户视图均可。在到期前一个月会在工作台出现提醒。
•由财务人员统一记录回款。记录回款时须确定回款方式、所有者（负责跟单的销售人员）。回款后，取消回款计划提醒。
•开票记录也由财务人员统一录入。
f)关于客服
•客户服务部使用客服控制台查询客户资料，记录服务情况和客户投诉。当遇到客户投诉时，需马上反应给客服经理，客服经理负责跟踪投诉的处理和反馈，处理和反馈客户的时间不得长于一个工作日。
•QA的整理由客服经理统一安排，客服经理对QA内容的准确性负责
g)关于库管
•库管负责审核入库单确认入库、审核出库单确认出库。
•盘点工作每月一次，记录盘点差异和原因。
h)关于销售目标
•以销售回款和当月的合同额作为主要目标参数
•由总经理制定各小组目标值，组内各销售人员目标值由各经理制定
•每月5日之前，当月目标需制定好，各销售人员可在工作台自我激励模块查看。
对目标值有疑问的，须向上级沟通。不可随意自行修改目标值。
i)关于内部公告和知识库
•内部公告为销售部门公共信息发布专用，无关信息不可发布
•知识库内会发布行业发展情况、销售技巧和公司产品的一些技术文档，可供大家在销售过程中取用
j)关于CRM中的短信
•用CRM发短信只用于工作，由于短信日志不可删除和编辑，请不要发送私人信息
•发短信时直接写手机号码，外地号码不需要加0；
如给小灵通发送，先写区号再写小灵通号，中间不能空格不能增加其他字符，前面也不需要增加任何数字。

4.考核方法

k)CRM的学习应用时间1周。
从 月 日起，全面开始应用CRM。
公司将不再向销售部收取纸面销售日报，数据以CRM为准。
如果因不会未能按时启用CRM，可及时和XToolsCRM公司联系在线培训。
一个月内仍然无法正常启用CRM，则扣除____________。
l)潜在客户和客户的跟踪情况和安排，须准确记录要点，各部门经理通过CRM数据考核跟踪客户的频率和质量，并根据待办任务情况检查销售跟单计划。对跟踪记录内没有关键内容，或者没有安排待办任务的情况，均属于没有正常应用CRM工具，则通过                     的方式予以通告，并要求及时补充这些数据，否则不能参加当月的_____________                         奖励。

 

注意：这个细则仅供参考，一定要结合贵企业情况具体调整，以致适用。

第4步：数据准备

 数据准备工作不是必须的，对于以往没有电子版的客户数据、产品种类不是很多或者说服务型产品的企业，可以跳过这个环节直接开始使用。

 

本环节分为几个部分：

1.客户和联系人批量导入
适用于有电子版客户资料，如果没有则不用导入，直接新建客户即可
2.产品分类设置和产品导入
产品种类较少时也可直接新建产品
3.仓库设置和库存初始化
适用于需要管理仓库的企业

 

说明：

如需管理仓库和库存，使用1、2、3三个步骤；

如果没有仓库管理的要求，须操作1和2两部分；

有些公司以服务为主，没有实物产品，比如资讯、旅游、技术服务等，也可以只做1的操作。

 

一切准备就绪，现在可以全面启用CRM。